個人情報保護

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個人情報の保護に関する本学の取組みについて(大学部門)

本学では建学の理念に基づく教育事業を展開するため、学生個人情報データベースを構築し、教育研究、学生指導及び業務に必要な範囲で活用しております。個人情報の保護に関して、法律や政令を遵守することはもとより、「個人情報の保護に関する規程」を制定し、全学的な体制で保護対策を講じております。

1.学生個人情報データベースで管理する学生個人情報の保護について

(1)「学生個人情報」とは

本学において教育を受け、又は受けようとした者に関する情報であって、当該情報に含まれる氏名、生年月日、顔写真その他の記述により特定の個人を識別することができるものをいいます。

(2)「学生個人情報データベース」とは

学生個人情報を含む情報の集合体であり、特定の学生個人情報をコンピュータ等を用いて検索することができるように体系的に構成したものをいいます。

(3)「学生個人データ」とは

学生個人情報のうち学生個人情報データベースで管理する情報及び学生個人情報データベースから引き出された情報をいいます。

(4)利用目的の特定

学生個人情報は、教育研究、学生指導及び業務に必要な範囲に限定して利用します。

(5)適正な取得

学生個人情報を取得するときは、適正な手段により行います。なお、本人の人種、信条、社会的身分、病歴、犯罪の経歴、犯罪被害の事実については、法令、又は学内規程に場合を除き、あらかじめ本人の同意を得るものとします。

(6)利用目的の通知等

学生本人から直接書面等(電子媒体の様式を含む)により当該本人の学生個人情報を取得するときは、あらかじめ、本人に対しその利用目的を明示します。利用目的を変更した場合は、変更された利用目的について、本人に通知又は公表します。

(7)管理措置

  • 学生個人データは、利用目的の達成に必要な範囲内において、正確かつ最新の内容に保ちます。
  • 漏洩、滅失又は毀損の防止その他学生個人データの安全管理のために必要かつ適切な措置を講じます。
  • 学生個人データの取扱いの全部又は一部を企業等に委託する場合は、安全管理が図られるよう、委託先と機密保持に関する契約を結ぶと共に、委託先の選定にあたってもサービスの有効性はもとより個人情報保護システムが確立していることを条件とします。

(8)開示

学生本人から当該本人が識別される学生個人データの開示を求められたときは、本人に対し遅滞なく当該個人データを開示します。ただし、開示しないことが相当であると本学が判断したときは、学生個人データの全部又は一部について開示しないことがあります。その際は、本人に対し理由を付してその旨を通知します。開示請求手続きについては、本学ホームページ上で確認するか教学支援センター教育支援課又は学生支援課、キャリア支援センター、アドミッションセンターに問合せてください。

(9)訂正等

学生本人から、当該本人が識別される学生個人データの内容が事実でないという理由によって、当該学生個人データの訂正、追加又は削除を求められたときは、利用目的の達成に必要な範囲内において、遅滞なく必要な調査を行い、その結果に基づき、当該学生個人データの訂正等を行います。なお、学生個人データの内容の全部もしくは一部について訂正等を行わない旨の決定をしたときは、本人に対し、遅滞なく理由を付してその旨を通知します。訂正等の手続きについては、本学ホームページ上で確認するか教学支援センター教育支援課又は学生支援課、キャリア支援センター、アドミッションセンターに問合せてください。

2.個人情報の利用目的について

学生及び保証人(ご父母等)の個人情報は、以下のとおり本学の教育研究及び学生支援に必要な業務を遂行するために利用します。利用目的を変更したときは、本人に通知又は公表します。

(1)学生の個人情報

入学関係 入学志願者に対する選抜試験運営、入学手続(編入学、再入学を含む)、学生証交付
教務関係 履修登録、履修相談・修学指導、研究活動支援、教職等諸資格課程登録、授業・試験運営、成績処理、単位認定、学長賞・恪勤賞・その他の賞の決定、進級・卒業判定、諸資格判定、学位記授与、単位互換協定による国内・昭和ボストン留学、その他海外留学、短期海外研修、国際交流、 休学・復学・退学・転部・転科手続
学生生活関係 学生生活全般に関わる支援・助言、奨学生選考、奨学金交付・償還、定期健康診断、日常的な健康相談、課外活動支援、弔慰、災害見舞
進路関係 進路支援、求職登録、就職斡旋、資格取得のための課外講座運営、インターンシップ等の実習活動
施設利用 図書館、PC教室、視聴覚施設、体育施設、駐輪場、研修学寮等
そ の 他 各種連絡・通知、学納金納入状況の確認、各種証明書発行、用具・備品等の貸与、同窓会名簿の管理、キャンパスライフを紹介するための広報活動

卒業後も、学籍・成績関係情報を在籍記録保存、各種証明書作成・発行のために利用します。

(2)保証人の個人情報

学生の修学指導等に必要な連絡 各種送付物(学業成績通知書、学納金納付書、大学行事案内等)の発送、 大学関係団体(「同窓会」)の要請による保証人(ご父母等)宛送付物の発送業務

3.個人情報の第三者提供について

本学では、教育研究の観点から学生の個人情報を以下のとおり第三者に提供することがあります。なお、これ以外に提供の必要性が生じたときには、都度、本人への意思確認の手続きをとります。

  1. 学生の学業成績を保証人に提供する
    本学では、保証人(ご父母等)と連携した修学指導を教育上有用な取り組みと考えており、セメスターごとに成績が確定した段階で保証人宛に「学業成績通知書」を送付し、修学状況に関する問い合わせや相談等に応じています。学業成績を保証人に通知することは学生全員に配布している「学生便覧」に記載してあります。外国人留学生については別途意思確認を行います。
  2. 学生の個人情報を昭和ボストンに提供する
    昭和ボストンへの留学の機会は学部・学科の全学生に用意されており、該当学生の修学措置及び安全管理のために、学生の氏名・住所・電話番号及び保証人の氏名・住所・電話番号について昭和ボストンへ提供をします。
  3. 実習(教育実習、介護等体験、博物館実習、図書館実習等)参加を希望する学生に関しては、実習先や教育委員会に個人情報(所属学科、学生の氏名・住所・電話番号、成績等)を提供します。
  4. 本学では学園生活上の不慮の事故等に備えて、全学生を対象に賠償責任保険に加入しています。その保険契約のため昭和女子大学が100%出資で設立した株式会社カリヨンを代理店として、三井住友海上火災保険株式会社へ個人情報(所属学科、学生の氏名・生年月日・住所・電話番号)を提供し、保険を契約します。
  5. 卒業後の本学に関わる情報提供を目的として、昭和女子大学光葉同窓会へ個人情報(所属学科、卒業年月、学生の氏名・住所・電話番号・生年月日・メールアドレス)を提供します。
    ただし、情報の提供を希望しない場合は、教学支援センター教育支援課窓口にその旨を申し出てください。昭和女子大学光葉同窓会に個人情報削除を依頼します。
  6. 法令に基づく場合及び、人の生命、身体又は財産の保護のために必要な場合には、例外的に本人の個人情報を第三者に提供することがあります。あらかじめご了承ください。



最終改定日:平成30年1月25日
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